Si vous avez déjà participé à des processus agiles, vous aurez peut-être remarqué que souvent, les estimations du niveau d’effort (les « story points« ) sont faites par l’équipe lors des séances de Sprint Planning. C’est une pratique assez courante. Mais est-ce vraiment une bonne idée?

Le premier problème qui se pose est que c’est donc au tout dernier moment que le Product Owner prend connaissance des estimations de l’équipe. Il n’a donc pas le temps de tenir compte de ces estimations pour fixer les priorités dans son backlog. Certes, cette fixation des priorités se fait de manière très simple, très arithmétique, en comparant simplement la valeur business et le niveau d’effort que requiert chaque desiderata. Un ratio favorable (beaucoup de valeur business et un faible niveau d’effort) équivadra tout simplement à une priorité plutôt haute. Mais au-delà de la priorité « mathématique », les desiderata gagnent à s’enchaîner dans un certain ordre, dicté par des impératifs à plus long-terme (release plan, sprint goal, etc) et par la gestion du risque (environnement compétitif, contraintes techniques etc). S’il est possible de permettre au product Owner de fixer les priorités en amont de la réunion de Sprint Planning, il y arrivera en étant mieux préparé et en ayant davantage anticipé l’ordre dans lequel les choses pourraient se faire. En d’autres termes, il aura mieux préparé la fixation des priorités.

L’autre inconvénient, c’est que cela prend du temps. L’équipe arrive aux réunions de Sprint Planning pour y discuter, avec un certain niveau de détail, des solutions qui pourraient être mises en oeuvre. Or à contrario, les discussions portant sur les estimations gagnent à être faites rapidement, en restant à une certaine distance des projections techniques et des ébauches de solution. Le risque est donc que le Sprint Planning soit cannibalisé par les rondes de Planning Poker. Avec pour conséquence directe un Product Owner qui risquerait de s’assoupir, se bornant en quelque sorte à attendre le « verdict » de l’équipe.

Quel est donc le bon moment pour formuler les estimations de niveau d’effort?

On pourrait considérer que c’est une tâche qui relève du processus de Backlog Grooming, et qu’il est donc du ressort du Product Owner d’organiser des réunions de travail spécifiques pour que sortent ces estimations. C’est une façon de procéder. Mais c’est une réunion en plus, et elle va mobiliser pendant un certain les membres de l’équipe. Si vous estimez que c’est pertinent, pas de souci. Mais y a-t-il moyen de faire plus simple, plus rapide?

D’expérience, un autre bon moment pour faire cela, c’est tout simplement dans le prolongement des Daily Standups. L’équipe est déjà en mode « discussion rapide », et chacun est dans les starting blocks pour entamer sa journée de travail. Il y a plus de chances pour que les estimations sortent rapidement. En faisant cet exercice 2 ou 3 jours en amont du Sprint Planning, cela laisse le temps au Product Owner pour intégrer ces estimations dans son processus de maturation des desiderata.

Tout le monde y gagne. L’équipe y passe moins de temps. Le Product Owner peut prendre davantage de recul et peut ainsi mieux préparer la cérénomie de Sprint Planning. Vos itérations commencent plus facilement, et tout le monde y trouve son compte !