Lexique

Qu’est-ce que ce lexique?

Ce lexique, c’est tout simplement un dictionnaire où vous allez définir les termes qui reviennent le plus fréquemment dans votre organisation. Exception faite des gros mots et des noms d’oiseau… 😉

Chaque mot de ce lexique va caractériser un “objet”. C’est quoi un objet? C’est une représentation (sous forme digitale en l’occurrence) des entités qui constituent votre business. Je m’explique. Par exemple, vous traitez avec des “entreprises” et avec des “personnes”, vous réalisez des “devis” et vous prenez des “commandes”, puis vous envoyez des “factures” dont vous espérez le “paiement”. Entreprises, personnes, devis, commandes, factures, paiements… Tout cela, ce sont des objets. C’est simple non?

Prenons par exemple les entreprises. Quelle que soit l’entreprise dont il est question, vous pouvez la définir sur base d’une liste assez simple d’attributs: un nom, une forme juridique, une date de constitution, l’adresse d’un site web, un numéro de TVA etc. Toutes les entreprises rentrent dans ce canevas, dans cette façon de structurer les informations. Les entreprises sont donc un objet, au sens systémique du terme.

Le lexique, c’est tout simplement cela: un document où vous allez décrire ce qu’est une entreprise, ce qu’est un contact, ce qu’est une facture etc. Pour la plupart de ces mots, ces définitions tomberont sous le sens. Et puis parfois pas, et c’est là que vous allez gagner un temps fou.

Ce lexique vous permet également de faire la distinction entre objets, statuts et synonymes. Nous venons de voir ce qu’est un objet. Un synonyme, c’est tout simplement une autre façon de faire référence à un objet. Par exemple, les commerciaux font des offres, mais ces offres sont appelées des “devis” par les gens de la comptabilité, alors qu’il s’agit des mêmes documents. Offres et devis sont donc synonyme. Le statut, c’est simplement une façon de “colorer” quelque chose. Une “entreprise” devient un “client” quand elle a signé son premier “bon de commande”. Les statuts traduisent donc simplement la couleur que prend un enregistrement lorsqu’il est associé à un autre (ici, l’entreprise est associée à un bon de commande signé, et prend donc le statut de “client”). OK pour vous? Cela semble peut-être un peu chinois? C’est pourtant très simple, mais OK, il faut un peu d’entrainement…

Comment utiliser cet onglet?

[Name] reprend l’intitulé de l’objet. Si votre organisation pratique plusieurs langues, n’hésitez pas à dupliquer cette colonne pour formuler des intitulés susceptibles de rassembler vos équipes indépendamment de la langue maternelle de chacun. N’hésitez pas  à y utiliser votre propre jargon, il n’y a pas de mal à cela!

La [Definition] clarifiera, si besoin est, ce à quoi correspond chaque objet. Dans [Key attributes], indiquez tout simplement les principaux champs nécessaires pour décrire cet objet (par exemple, pour une “entreprise”, vous aurez le nom, la forme juridique, le n° de TVA, le site web, etc).

Quatrième colonne: le [type]. Pour faire la différence entre un objet et une statut, je vous renvoie à la vidéo réalisée à ce sujet.

A quoi sert ce lexique?

En constituant ce exercice, vous débusquerez systématiquement toutes les zones d’ombre et tous les processus basés sur le téléphone arabe. C’est donc un exercice particulièrement utile pour aligner tous les collaborateurs.

Par ailleurs, puisque chaque desiderata est explicitement associé à un objet-clé, votre backlog en devient encore plus facilement manipulable. Il est question de facturation? Hop, vous filtrez les desiderata sur base de l’objet “factures” et vous avez une vue complète et structurée sur les attentes de votre organisation en matière de facturation. Facile !

Action!

A vous maintenant. Démarrez avec des objets simples et consensuels, comme entreprises, contacts, devis, produits, factures… Et avancez. Vous ne manquerez pas de tomber sur des choses moins évidentes. Gardez à l’esprit qu’un lexique -comme le reste d’ailleurs- n’est jamais figé. Il évoluera forcément. Il va bonifier au fur et à mesure que votre backlog s’étoffe et que vos collaborateurs s’impliquent.

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